واحدحفاظت اسناد یکی از ارکان حراست دانشگاه می باشد که وظیفه آن حفاظت از اسناد ومدارک محرمانه دانشگاه بوده که یکی از کارهای مهم این واحدطراحی و اجرای سیستم جامع امنیت اطلاعات می باشد برخی ازوظایف این واحد به شرح زیر است.
 
•   طبقه ‏بندى اسناد و مدارک بر حسب درجه اهمیت و حساسیت با نظر تهیه کننده سند.
•   ایجاد بایگانى منظم موضوعى و پرسنل و تعیین چگونگى نگهدارى و حراست از اسناد.
•   برنامه ‏ریزى و تأمین موجبات لازم در زمینه امور حفاظتى اسناد طبقه ‏بندى شده.
•   استقرار سیستم مناسب جهت حراست وحفاظت از مدارک محرمانه، مخازن سؤالات.
•   تهیه و تنظیم، تکثیر و نسخه ‏بردارى نامه ‏هاى طبقه ‏بندى شده، دستورالعمل‏ها با نظر مسؤول مستقیم.
•   انجام اقدامات لازم در جهت جلوگیرى از افشاء غیر مجاز مذاکرات و صورت جلسه ‏ها.
•   تهیه و تنظیم سیستم مطمئن بایگانى، ارسال مراسلات و گردش اسناد.
•   دریافت اسناد و مدارک محرمانه واصلهاز سازمانهاى مختلف و حراست از آنها بر اساس مقررات مربوط.
 
یک راهکارامنیتی:
برای حفاظت بشترتمام اسناد Word را تبدیل کنید
 
سـنـدعبارت است از هر جسم ، وسیله و مدرکى که اطلاعات و مطالبى را بازگو و یا ارائه دهد؛مانند: اقسام نوشته ها، فیلمها، نقشه ها، کروکى ها و... .
اخـبـار و اطـلاعـاتکه بـه صورت اسناد طبقه بندى شده درآمده ، یکى از مهمترین مقاصد اصلى عـوامـلنفوذى و جاسوسى دشمن به شمار مى آید که باید جهت ناکام گذاشتن جاسوسان دشمن ، دستبه اقدامات پیشگیرانه زد و اسناد را از دسترس ‍ آنان دور داشت ، یا بدرستى از آنهاحفاظت کرد و یا آنـهـا را مـحـو و نابود ساخت
اقسام سند:
سند به چهاردسته به ترتیب زیر به منظور حفظ و جلوگیرى از افشا شدن ، طبقه بندى مى شود:
1 ـبکلى سرّى
2 ـ سرّى
3 ـخیلى محرمانه
4 ـمحرمانه
شیوه هاى حفظ اسناد
• حـفـاظـت فـیزیکى اسناد؛اسناد طبقه بندى شده بخصوص خیلى محرمانه به بالا باید در مـکانـى نـگهدارى شود کهامکان تاءمین حفاظت فیزیکى و گذاشتن نگهبان ، وجود داشته باشد و بـه هیچ عنوان ،بدون مراقب رها نشود و در هر رده ، فردى مورد اعتماد و آموزش دیده ، مسؤ ولیت حفاظتو نظارت بر نگهدارى و تکثیر و نسخه بردارى و ... اسناد را عهده دار خواهدبود. 
• تـعـیین طـبـقـه بـنـدى ؛ پـس ازتـهـیه هـر سـنـد، طـبـقـه بـنـدى آن الزامـى اسـت و در انـتـقـال به رده هاىپایین تر، میزان دسترسى به آن را باید تعیین کرد و افرادى که مجازند به آن دسترسىپیدا کنند، باید مشخص شوند.
ـ دقـت در ارسـال اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده ؛ درحـمـل یا ارسـال اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده بـا تـوجـه بـه نـوع طـبـقـه بـنـدىنـکات زیر قابل توجه است:
ـ اسـنـاد در پـاکتـهـاى لاک و مـهـر شـده قـرارداده شـود و هـمـراه فـردى صـلاحـیتـدار و مـطـمـئن ارسال شود. البته گاه لازم استبا اسکورت مسلّح انجام گیرد.
ـ ارسال مدارک مطابق آیین نامه مربوطه صورتگیرد.
ـ بـراى حـمـل اسـنـاد طـبـقـه بـنـدى شـده ، حـتـمـاً از کیفـهـاىسـامـسـونـت رمـزى و یا قفل دار محکم استفاده شود و از پوشه و پاکت به تنهایىاستفاده نگردد.
ـ اسـنـاد بـا درخـواسـت تـلفـنـى افـراد نـبـاید ارسـال شـود،بـلکه فـرسـتـنـده مـدارک ، از قبل با کسى که اسناد به دست او خواهد رسید، تماسگرفته و او را در جریان قرار خواهد داد.
ـ از حمل بى مورد اسناد و مدارک به مکانهاى عمومى پرهیز شود.
ـ در حمل اسناد با موتور، کیف حامل اسناد را در جلوىموتور در معرض دید قرار دهید.