دكتور محمد بيات

الواجبات:
• التخطيط والتنظيم لتحسين كفاءة الشؤون العامة وأنشطة الإدارة والرقابة للوحدات ذات الصلة وتوجيهها ومحاولة حل المشكلات القائمة وزيادة الأنشطة الحالية وصيانة وإصلاح وحماية المبنى والمرافق والمعدات المتعلقة بمكتب النائب -فترة المستشار

• القيام بالإجراءات اللازمة في تقديم الخدمات العامة مثل الماء والكهرباء والوقود والنقل والنظافة والبواب والشؤون الأمنية والمرافق والاتصالات والإشراف على شراء ودخول وخروج البضائع المطلوبة

• التنبؤ وتقدير الموظفين وتوفير الوسائل والمتطلبات وتخزينها وتوزيعها ضمن القواعد واللوائح

• تقديم التغذية الراجعة التصحيحية في الشؤون الإدارية للوحدات ذات الصلة والتعاون الفعال من قبل السلطات

• محاولة الإصلاح الإداري والتنفيذ الفعال من أجل احترام العملاء واستخدام التقنيات الجديدة لتكنولوجيا المعلومات وخاصة الاستفادة من الأتمتة الإدارية

• تقييم الموظفين وتحديد وفحص نقاط القوة والضعف لديهم ومتابعة الأمور المتعلقة بالتدريب لجميع الموظفين، إصدار استمارة تقييم الموظفين، القيام بالشؤون المتعلقة برعاية الموظفين وتعاونهم، التحكم في بطاقات الدوام، إذن الموظفين، العمل الإضافي، ساعة التهيئة والتمرير الشخصي

• تعيين وتوريد القوى العاملة المطلوبة وفقاً للأنظمة واللوائح، وتولي الشؤون الإدارية والتوظيفية والإشراف على تنفيذ التعاميم واللوائح

• توفير تعليمات السلامة والحفظ ومراقبة المراسلات البريدية وأرشفة الرسائل وتسجيل المراسلات الواردة والصادرة وإصدار الرد ومتابعة وتنفيذ المراسلات.

• الرقابة والإشراف على كيفية عمل المقاولين المتعاقدين

• إعداد كافة العقود الموقعة الخاصة بمكتب وكيل الجامعة لشؤون الطلاب وفق الضوابط والتنسيق لعقد الاجتماعات الإدارية ومتابعة موافقاتها والإشراف على الطباعة الآلية والأرشفة لمكتب وكيل الجامعة

• خطابات التأشيرة المقدمة إلى الرئيس والإحالة إلى المرؤوس

• إرساء الانضباط الإداري في المنظمة

• الإشراف على شؤون الموردين وتقسيم العمل بين الموردين

• الحصول على التقارير الشهرية للوحدات

• ترتيب شؤون الطباعة والنسخ

• القيام بالشئون الموكلة إليه من الجهات العليا.