دبیرخانه

مقدمه:

مکاتبات اداری یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شود.

باتوجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن در پیش برد اهداف مورد نظر، لازم است که به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارایی می شود توجه نمود. در بحث گردش مکاتبات اداری، دبیرخانه نقش مهمی به عهده داشته و شاهراه ارتباطی هر مجموعه به حساب می‌آید. بدون تردید نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم و پراکندگی پرونده ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره‌کاری‌ها و در نتیجه اختلاف در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد.

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که آسان سازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناسب برای ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان می‌باشد و ضمن انجام عملیات ثبت و توزیع مکاتبات و مراسلات اداری، نظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده وصادره درداخل وخارج مرکز را تقبل می نماید.  

 

هدف:

۱-نظارت بر سوابق و اطلاعات از مرحله تولید تا آخرین مرحله انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق

۲-طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و ایجاد امکان دسترسی سریع به آن

۳-برقراری ارتباط اداری سازمان متبوع با واحدهای داخلی، خارجی و سایر سازمانها

۴-تبادل اطلاعات در راستای ارتقا کیفیت ارائه خدمات، افزایش رضایتمندی پرسنل، ارباب رجوع و مدیر مافوق

۵-ایجاد بستری مناسب برای ارتباط شفاف و سازنده در سازمان

 

شرح وظایف:

۱)انجام بازدیدهای دوره ای و نظارت بر عملکرد کلیه دبیرخانه های واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه آموزش های لازم به مسئولین دبیرخانه ها

۲)نظارت کامل بر کلیه دسترسی های مدیریتی سیستم اتوماسیون اداری

 ۳)بهبود فرآیند نظارت و ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه در امور دبیرخانه

۴)نیازسنجی و اجرای آموزش های کارکنان دبیرخانه واحدهای تابعه

۵)دریافت، بررسی،تفکیک، ثبت و توزیع کلیه مکاتبات از طریق پست، فاکس، ایمیل و ارباب رجوع

۶)دریافت و ارسال مکاتبات دانشگاه از طریق شبکه دولت

۷)دریافت و ارسال مکاتبات دانشگاه از طریق اتوماسیون وزارت

۸)دریافت، تفکیک، ثبت و توزیع کلیه احکام پرسنلی در اتوماسیون اداری

۹)نظارت بر صورت برداری، طبقه بندی، کدگذاری و بایگانی پرونده ها

۱۰)تهیه گزارش در خصوص پرونده های راکد و جاری

۱۱)نظارت و پیگیری بر امحای اوراق و پرونده های زائد

۱۲)نظارت بر تحویل پرونده و سابقه اشخاص به مراجع ذیصلاح

۱۳)نظارت بر محل بایگانی و بررسی بروز رطوبت، نور، گرد و خاک، آتش سوزی و ...

۱۴)دریافت نامه ها، نشریات، پرونده ها، احکام، دعوتنامه، روزنامه ها، کتب، جزوات و توزیع آنها بین افراد و واحدهای مختلف مربوطه

۱۵)تحویل پرونده های مختومه به بایگانی موضوعی رعایت امانت، رازداری و عدم افشای مطالب و محتوای مکاتبات

۱۶)پرینت و ارسال فیزیکی نامه های موجود در کارتابل های تفویض شده به دبیرخانه

۱۷)بایگانی نمودن فیزیک نامه های دریافتی در محل نامه‌رسانی و ارسال فیزیک مکاتبات مالی و حقوقی به واحدهای مقصد

۱۸)بسته بندی مکاتبات ارسالی و تحویل به نامه رسان جهت توزیع

 ۱۹)ثبت ارجاع مکاتبات مربوط به حوزه ریاست و معاونت

۲۰)رسید نمودن (یادداشت گذاشتن) کلیه مکاتباتی که فیزیک یا پیوست آن باید دریافت یا ارسال شود

۲۱)تدوین جزوات آموزشی جهت اداره دبیرخانه واحدهای تابعه

۲۲)مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی

۲۳)شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و راهبردی با هماهنگی مقام مافوق

۲۴)ارائه پیشنهادات در راستای بهبود فرآیند امور جاری دبیرخانه

۲۵)راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان  و پیگیری تلفنی و حضوری ارباب رجوع و همکاران

۲۶)انجام سایر امور محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مافوق


همکاران:

خانم میرزایی
خانم نژادی
خانم خوانساری
خانم  رضایی  
               
آقای اسدی

       شماره داخلی : 2281-2284-2285       شماره مستقیم :33130987

آخرین ویرایش۲۵ مهر ۱۳۹۷
تعداد بازدید:۳۱۶