در این جلسه که با حضور دکتر امیر الماسی معاون فرهنگی و دانشجویی، دکتر حسین سرمدیان معاون آموزشی، دکتر وحید غریبی مدیر تعالی فرهنگی و فوق‌برنامه، اباذر افشار مدیر روابط عمومی، محمدرضا باقری مسئول حراست مجتمع دانشگاهی و انسیه وظیفه مسئول اداره فرهنگی برگزار شد، محورهای مختلف مربوط به برگزاری این رویداد مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت.
از جمله موضوعات مطرح‌شده در این نشست می‌توان به ضرورت پیش‌ثبت‌نام، زمان‌بندی دقیق برنامه، محتوای مراسم، تمهیدات فیزیکی و تدارکات فرهنگی و رسانه‌ای اشاره کرد.
حاضرین در جلسه بر لزوم برگزاری باشکوه این آیین به‌عنوان نماد قدردانی از تلاش علمی و اخلاقی دانشجویان و انعکاسی از جایگاه علمی دانشگاه تأکید کردند.
جزئیات نهایی برگزاری این مراسم پس از بررسی و تصویب در شورای فرهنگی دانشگاه، اطلاع‌رسانی خواهد شد.