امروزه  لزوم مستند سازی اسناد، مدارک و اطلاعات یک سازمان در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم دسترسی به موقع آن ها گردیده است. امکان جستجو  و بازیابی اسناد در  سیستم های سنتی بایگانی وجود ندارد. 
مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه با همکاری مدیریت مالی جهت دسترسی آسان به اسناد و مدارک مالی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات اقدام به راه اندازی و استقرار سامانه آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک مالی نموده است.
 این اقدام موجب کاهش هزینه ها، کاهش فضای فیزیکی نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک شده است. راه اندازی این سامانه همچنین موجب جلوگیری از،  از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان نیز می باشد .
در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعات اسناد برای مدیریت بهتر اسناد به همراه زونکن بندی قدرتمند و امکان تعریف بایگانی های متعدد با مجوزهای دسترسی مختلف موجود می باشد. 
 امید است اقدامات انجام شده موجب بهبودی در روند انجام امور و رضایتمندی همکاران مالی گردد.