هدف
هدف از این دستورالعمل ارائه روش و گردش کاری است که بروزرسانی محتویات و مستندات پرتال شرکت را به سادگی امکان پذیر و البته کاربردی و قابل اجرا نماید . به نحوی که ضمن رعایت محرمانگی در ارائه اطلاعات در جهت یکپارچه سازی اطلاعات و خدمات و تسهیل در ارائه آن تلاش شود.
حوزه کاربرد
کلیه واحدهای زیرمجموعه دانشگاه علوم پزشکی اراک که وظیفه ورود و بروزرسانی اطلاعات زیرپورتال ها را بر عهده دارند.

مسئول فرآیند حاضر
مدیریت آمار و فناوری اطلاعات  مسئول تنظیم این فرآیند و بروزرسانی آن می باشد.

زمان اجرا
این فرآیند هر زمانی که یک واحد متولی درخواست ایجاد یک زیرپورتال جدید داشته باشد و یا یک مسئول زیرپورتال بخواهد مطلبی پورتال و یا زیرپورتال افزوده و یا آن را به روز رسانی کند اجرا می گردد.

خروجی فرآیند
خروجی این فرآیند وجود پورتال دقیق و به روز است.

مسئولیتها
مسئولیت اجرای این دستورالعمل بر عهده مدیریت آمار و فناوری اطلاعات و کلیه واحدهائی است که مسئولیت بروزرسانی بخشهائی از پورتال یا زیر پورتال را دارند.

نقش ها
اپراتور: فردی که مسئول ایجاد متحوا، ورود آن به پورتال و یا سیستم مدیریت محتوا و به روز نگهداری آن می باشد.
سردبیر : مسئول بررسی صحت و دقت محتوای ایجاد شده توسط اپراتور، هماهنگی آن با اهداف پورتال و اعلام تذکرات لازم به اپراتور جهت ویرایش آن.

شرح روش
نکاتی که باید توسط رابطین پورتال رعایت شود ، به شرح زیر می باشد.)این آیتم ها براساس شاخص های SEO و نکات ارتقاء رتبه وب سایت در موتورهای جستجوی google ، yahoo، alexa گرد آوری شده است.(

 ۱- نکات درج فرآیندها:
- فرآیند خود را در word با shape بکشید.
- بعد از اتمام آن را با فرمت Html ذخیره کنید( از منو file گزینه save as را انتخاب در کادر save as type گزینه web page,filteredرا انتخاب نمایید.(
-  به مسیری که html خودر را save کرده اید رفته پوشه ای که به نام فایل wordتان ایجاد شده است را باز کنید.
- عکس داخل آن را در سایتUpload  کنید.
- به صفحه ای که می خواهید این عکس در آن دیده شود رفته و عکس را در آن صفحه درج کنید.

 ۲- عنوان (Title):
- یک عنوان توصیفی شامل ۵ تا ۸ کلمه که کلمات کلیدی اصلی سایت شما را شامل باشند، انتخاب کنید. عنوان، اولین چیزی است که مردم با آن در موتورهای جستجو مواجه می شوند. توجه کنید که وجود کلمات فارسی با استاندارد یونیکد توسط موتور جستجوی گوگل شناسائی می شود. مهمترین کلمات کلیدی سایت خود را در ابتدای عنوان سایت خود قرار دهید.
- هنگام درج عکس و لینک حتما کادر مربوط به عنوان (title)را درج نمایید.
- شامل کلمات کلیدی محتوی و عکس های آن صفحه باشد.
- از کاما استفاده نکنید.
- از نظر گرامری جمله بندی آن درست باشد، فقط ترکیب کلمات نباشد.
- از کلماتی که توسط موتورها منع می شود استفاده نکنید.

 ۳- ارتباط متقابل
- موتورهای جستجو مخصوصا گوگل به تعدد ارتباط ها به سایت شما حساس هستند و آنرا در رتبه سایت شما اثر می دهند.
-یک صفحه لینکهای مفید بسازید و به سایتهای مشابه، سایت خود ارتباط دهید، مخصوصا سایتهائی که در موتورهای جستجو رتبه خوبی دارند.
-از سایتهای دیگر بخواهید که به سایت شما ارتباط دهند.

 ۴- درج کلمات کلیدی سایت(key words)
موتورهای جستجو برای این بخش ارزش زیادی قائل هستند و در رتبه بندی پورتال شما تاثیر دارد. کلمات کلیدی را با کاما از یکدیگر جدا کنید. با این روش در حداقل جا، امکان ترکیبات متنوعی از کلمات کلیدی سایت شما گنجانده خواهد شد.
-نسبت کلمات کلیدی به سایر کلمات در یک صفحه را چگالی یا تراکم کلمات کلیدی می نامند. مثلا اگر شما ۱۰۰ کلمه در یک صفحه دارید و چهارعدد از آنها جزو کلمات کلیدی سایت شما هستند، چگالی کلمات کلیدی آن صفحه ۴% است. سعی کنید که چگالی حدود ۳ تا ۲۰ درصد برای کلمات کلیدی مهم سایت خود را تنظیم کنید.
-کلمات کلیدی خود را ترکیبی انتخاب نمایید.
-کلماتی که حدس می زنید توسط موتورهای جستجو بیشتر سرچ می شوند را بنویسید
-حتما کلمات کلیدی را با کاراکتر , از هم جدا نمایید.
-کلمات کلیدی از متن همان صفحه انتخاب شود.
- عنوان صفحه خود را حتما در کلمات کلیدی بنویسید.

 
5- ارتباط بین صفحات
- در صفحات محتوایی خود آنگونه کار کنید که کسی که به هر طریق وارد آن صفحه می شود نتواند خارج شود(مدت زمان حضور افراد را در سایت خود بالا ببرید).
- از لینکهای داخل صفحه ای آنگونه استفاده کنید که بازدید کننده سایت از دکمه های Backو Forward نرم افزارIEاستفاده نکند.
 
6- نکات تبدیل فایل به PDF
یکی از راههای افزایش بازیابی اطلاعات مندرج در پورتال توسط موتورهای کاوش، غنی کردن فایل های محتوا می باشد.محتواهای PDF که از فرمت های دیگر(مثل ورد، پاور پوینت و ...) استخراج می گردد، بهتر است شرایط ذیل را دارا باشد:
۱- قبل از تبدیل فایل ورد به PDF از استاندارد بودن فونتهای بکار رفته در فایل ورد اطمینان حاصل فرمایید.
۲- از نرم افزارهای استاندارد برای تبدیل فایل ها به PDF استفاده شود که قابلیت پشتیبانی از فونت های فارسی را داشته باشند.
۳- متن فایل های PDF با استفاده از ابزار های جستجوی درون متنی نرم افزار Acrobat قابل جستجو باشد.
۴- نام فایلهای PDF را با توجه به موضوع آن ها ترجیحا به زبان انگلیسی انتخاب نمایید.
   
7- از تگ های <h..> حتما استفاده نمایید
تگ  <h>این امکان رو به موتور های جستجو می دهد که بهتر محتوای سایت شما رو درک کنند. برای اعمال این خصوصیت متن صفحه خود را به ترتیب اهمیت از heading های cmsانتخاب نمایید.
- از تگ بیش از ۲ بار در یک صفحه استفاده نکنید. فقط برای تیترهای مهم استفاده شود.
- کل متن صفحه را در این تگ ها قرار ندهید، فقط برای تیترها و مطالب مهم استفاده کنید.

8-صفحه ارتباط با... (تماس با ...)
برخی موتورهای جستجو، مخصوصا Yahoo ، اگر آدرس پستی شما در سایت نباشد، سایت شما را لیست نمی کنند. حتما آدرس پستی را در سایت قرار دهید، فقط قرار دادن آدرس صندوق پستی کافی نیست. تلفنهای تماس و آدرس حوزه خود را درج نمایید. همچنین برای قراردادن اطلاعات افراد هر واحد از الگوی زیر استفاده شود.
نام و نام خانوادگی سمت تلفن فاکس پست الکترونیک
   

9- زبان
زبان اصلی کلیه درگاه ها زبان فارسی است. صفحه خانگی و صفحه ورودی اصلی، باید به زبان فارسی بارگذاری شود. در پرتال هایی که بصورت چند زبانه می باشند باید امکان تغییر زبان برای کاربران در تمامی صفحات فراهم شود.

۱0- نقشه سایت (sitemap)
برای سایت خود نقشه تهیه کنید و لینک تمام بخشهای مهم سایت را در نقشه سایت قرار دهید. نقشه سایت را در صفحه اول سایت خود قرار دهید چون برخی موتورهای جستجو فقط صفحه اول سایت شما را بازدید میکنند.

 قطع ارتباط نماینده
کلیه راهبران پورتال دانشگاه موظفند به محض جابجائی ، قطع ارتباط کاری، مرخصی طولانی مدت و یا هر دلیلی که باعث عدم سرویس دهی توسط ایشان در بروزرسانی زیرپورتال ها گردد ، مراتب را سریعاً و بصورت کتبی به مدیریت آماروفناوری اطلاعات اطلاع دهند تا نسبت به مسدود نمودن سطوح دسترسی ایشان اقدام گردد.
در صورت عدم اطلاع از سوی واحد مربوطه مسئولیت کلیه عواقب و مشکلات پیش آمده بر عهده مدیر آن واحد خواهد بود.