با توجه به گزارشات واصله از مشکلات اخیر در برخی حوزه ها در خصوص بهم ریختگی نامه پس از ثبت صادره  و موقع پرینت نامه ( از جمله : بهم ریختگی و wide شدن جداول، قرار گرفتن امضاء نامه در صفحه مجزا و ..) ، مسئولیت برطرف کردن بهم ریختگی نامه بر عهده ی کارشناس تولید کننده نامه می باشد و متصدی دبیرخانه در این خصوص مسئولیت و مجوزی ندارد. 
کلیه همکاران دارای کارتابل اتوماسیون اداری در زمان ایجاد و تایپ نامه نکات ذیل را رعایت نمایید :
-    از مرورگر Internet Explorer استفاده گردد.
-    از ویرایشگر Word داخل اتوماسیون اداری برای تایپ نامه ها و بخصوص رسم جداول استفاده نمایید.
-    در صورتیکه نامه حاوی جدول می باشد، از ویرایشگر Simple Editor استفاده نشود.
-    در ابتدای نامه به هیچ عنوان از Enter استفاده نکنید. به عنوان مثال در شروع نامه قبل و بعد از "با سلام .." از  زدن enter خودداری نمایید.
-    در انتهای نامه و پس از تایپ آخرین کلمه از  زدن enter خودداری نمایید.
-    قبل و بعد از رسم جدول از  زدن enter خودداری نمایید.
-    نامه به صورت مرتب و منظم بدون زدن هرگونه enter و space  اضافی با فونت B Nazanin  و سایز 12 تایپ گردد.
-    فاصله بین خطوط استاندارد باشد و مقادیر بیشتر به عنوان line space استفاده نکنید.
-    قبل از ارسال نامه برای امضاء ، با استفاده از گزینه پیش نمایش چاپ تمامی موارد بررسی و اصلاح گردد.
-    در صورتی که از فایل ورد آماده و ذخیره شده روی سیستم و یا پیشنویس های آماده استفاده می کنید، لطفا یکبار موارد فوق را اصلاح نموده و بعد استفاده نمایید.