بررسی علل کندی مقطعی اتوماسیون اداری و پیاده سازی راهکارهای آن

۰۵ دی ۱۳۹۷ | ۱۰:۲۸ کد : ۲۲۴۵ اخبار
تعداد بازدید:۵۶۰
بررسی علل کندی مقطعی اتوماسیون اداری و پیاده سازی راهکارهای آن

در راستای  بهبود سرعت و رفع کندی های مقطعی اتوماسیون اداری، مدیریت آمار و فناوری اطلاعات با همکاری کارشناسان شرکت سپنتا به بررسی علل و عوامل ایجاد مشکل پرداخته و راهکارهای عملیاتی مرتبط را پیاده سازی و اجرا نمودند.
اتوماسیون اداری فرزین در سال 1387 در دانشگاه راه اندازی گردیده است. حجم مکاتبات و نامه های اداری، تعداد فرم های عمومی و اختصاصی طراحی شده در اتوماسیون و تعداد کاربران طی این سالها افزایش چشمگیری داشته است.  
یکی از عوامل کندی های مقطعی، بالا بودن حجم مکاتبات طی 10 سال گذشته ( از ابتدای راه اندازی اتوماسیون اداری در سال 1387 تاکنون) بود که برای رفع آن مکاتبات به دو قسمت تقسیم گردید: مکاتبات سال جاری (97) و مکاتبات سال های قبل. این تقسیم بندی موجب بهبود عملکرد اتوماسیون طی روزهای اخیر و کم شدن شکایات پرسنل گردیده است.
از دیگر عوامل کندی، بالا بودن تعداد نامه ها در کارتابل وارده و ارجاعی پرسنل و مدیران بود . در برخی موارد تعداد 60000 نامه در کارتابل پرسنل موجود بود. با استفاده از گزارشات تخصصی ،  تعداد نامه های  موجود در کارتابل وارده و ارجاعی کلیه پرسنل به تفکیک واحد سازمانی استخراج گردید و برای هر واحد سازمانی، لیست افرادی که دارای بیشترین تعداد  نامه در کارتابل های خود بودند به همراه آموزش لازم جهت چگونگی خروج مدارک از کارتابل ارسال گردید. 
همچنین در تابلو اعلانات اتوماسیون در خصوص نحوه خروج نامه ها از کارتابل، اطلاع رسانی گردید.
 امید است اقدامات انجام شده موجب بهبودی در روند انجام امور و رضایتمندی بیشتر همکاران گردد.
 

کلید واژه ها: اتوماسیون اداریمدیریت آمار و فناوری اطلاعاتشرکت سپنتا


( ۲ )