آیا تا به حال پیش آمده که بخواهید در مورد راهکارهای مخفی مدیران ارشد پروژه ها، چیزی بدانید؟ جواب این سوال در واقع آن تصور خاصی که شما در در ذهن خود دارید، نیست. در واقع جواب این سوال استفاده از یک داشبورد موثر مدیریت پروژه است.
همانطور که می دانید، در داشبوردها امکانات پیشرفته ای مانند امکان ردیابی داده ها وجود دارد که چنین قابلیت هایی، کلید اصلی برای رشد در یک تجارت و افزایش بهره وری است. در مقاله پیش رو هر آنچه که لازم است در مورد این ابزار ساده بدانید را مطرح خواهیم کرد تا در نهایت بیشترین سود را از این ابزار در تجارت خود کسب کنید.
  
داشبورد مدیریت پروژه چیست؟
 
نرم افزار مدیریت پروژه، دیدگاه کاملی از کلیه پروژه های یک تجارت ارائه می دهد. به کمک چنین ابزارهایی این امکان فراهم می شود که میزان پیشرفت پروژه های مختلف و KPI یا شاخص عملکرد کلیدی را تنها در یک نگاه رصد کرد و در نهایت نیز تاخیر در فعالیت ها و مشکلات مربوط به بودجه پیش بینی خواهد شد.
همچنین به کمک داشبورد مدیریت پروژه، کلیه مشتریان و اعضای تیم را به طور همزمان در یک صفحه می توان مدیریت کرد. بهترین نرم افزار داشبورد مدیریت برای پروژه، امکانات مهم زیر را ارائه می کند:
 
• داده های مورد نظر را با توجه به طرح مورد علاقه خود محدود کنید.
• ایجاد مدیریت وظایف به صورت صفر تا صد، امکان اختصاص دادن و به روز کردن مراحل هر پروژه
• توانایی برنامه ریزی مانند پروژه های موفق گذشته و صرفه جویی در زمان با بارگذاری قالب های تکراری برای انجام پروژه های جدید
• امکان شخصی سازی برنامه های هر داشبورد با توجه به اولویت های تیم
• گزینه هایی برای مشاهده داده ها، در فرمت های مورد نیاز افراد مانند نمودارها، چارت و لیست های مختلف
 
به کمک داشبورد مدیریت پروژه امکان ردیابی چه روندهایی فراهم می شود؟
 علاوه بر اینکه به کمک داشبورد، امکان نظارت کلی بر فعالیت های اعضای تیم فراهم می شود، داشبورد به شما کمک می کند که جزئیات حائز اهمیت را ردیابی کنید. برخی از شاخص های عملکردی یا KPI که به کمک داشبورد می توان تحت نظر قرار داد، عبارتند از:
 
•    پیش بینی بودجه برای پروژه ای مختلف 
•     اختصاص دادن وظایف به افراد مختلف و ایجاد جدول های زمانی شخصی
•     زمان بندی برای پروژه براساس پیشرفت آن در زمان واقعی
•    بررسی ریسک های پیش بینی شده
•    تغییر در وظایف افراد تیم، هدایت تیم و جدول های زمانی
•    ایجاد صورت حسابهای بررسی نگرانی های مالی مانند کارت های زمانی کارمندان و تا میزان بازدهی واقعی آن ها در برابر بازدهی پیش بینی شده
 
۵ مزیتی که داشبورد مدیریت پروژه برای کاربران دارد؟
 
کلیه ویژگی ها و امکاناتی که در مورد داشبوردها بیان شدند، بسیار خوب به نظر می رسند اما این ابزارها در حقیقت چه کاری برای شما انجام می دهند؟ در ادامه دلایل عملی که چرا باید از نرم افزار داشبورد مدیریت یک پروژه استفاده کرد را بیان می کنیم:
 
• طرح ریزی برای پروژه ها در سطح های پایین تر:
 
به کمک ابزار داشبورد، نه تنها این امکان وجود دارد که اولویت های مختص در هر وظیفه ای را تعیین کرد، بلکه می توان وابستگی ها یا مسائل احتمالی پیش رو را در همه پروژه ها و منابع مختلف به دست آورد.
 
• به روزرسانی آنلاین:
 
داشبوردهای مدیریت پروژه به اعضای تیم برای پیشرفت ارتباطات کمک می کند. برخورداری از این ویژگی سبب می شود که دیگر ایمیل ها سبب ایجاد سردرگمی در افراد نشوند یا موضوعات مختلف که در برگه ها مطرح می شوند، گم نشوند.
 
• تجزیه و تحلیل بهره وری:
 
به کمک چنین ابزارهایی امکان مشاهده جدول های زمانی مربوط به پروژه ها فراهم می شود و در نتیجه پیگیری فعالیت های مختلف ساده تر خواهد شد.
 
• دید گسترده تر:
 
نظارت بهتر و دقیق تر زمانی امکان پذیر است که کلیه داده ها جمع آوری شده باشند و به روشی آسان و قابل فهم به نمایش درآمده باشند.
 
• ارائه شفافیت بیشتر برای مشتری:
 
رضایت طرف های درگیر در پروژه های مختلف را جلب کنید و با این کار این افراد را در دایره همکاران خود حفظ کنید. برای تحقق این کار به ایمیل های آن ها که معمولاً در مورد پیشرفت پروژه است را با مدارک ایجاد شده بر اساس داده ها پاسخ دهید.
 
 مدیریت اعضای تیم به کمک داشبورد مدیریت پروژه چگونه است؟
 
در ادامه مطلب در مورد نحوه استفاده از داشبورد مدیریت یک پروژه را بررسی خواهیم کرد:
 
۱. اسناد مهم، ارتباطات و جزئیات مهم درباره پروژه را به کمک فضایی که چنین ابزارهایی فراهم می کنند، در یک جا جمع آوری کنید. به این ترتیب صاحبان مشاغل و اعضای تیم آن ها قادر خواهند بود که بدون تکیه بر ابزارهای دیگر، هرگونه تغییر، به روز رسانی یا تنظیم را پیگیری کنند.
۲. تقویم هایی با کدهای رنگی ایجاد کنید که به اعضای تیم شما کمک کند تا تصویری از روند کاری خود داشته باشند و با این کار سازماندهی امور آن ها ساده تر شود.
هنگامی وظایف و برنامه ریزی های لازم برای انجام پروژه های مختلف را تعیین کردید، امکان اختصاص دادن هر وظیفه به افراد تیم وجود دارد. در ادامه نیز امکان نظارت بر وظایف در سطح فردی و تیمی فراهم می شود.
۳. گزارشات خودکار خود را ایجاد کنید. با این کار شما و اعضای تیم این امکان را دارند که اطلاعات مربوط به پیشرفت پروژه، تاخیر در انجام وظایف و توزیع منابع را در کسری از ثانیه دریافت کنند.
۴. از نمودارهای گانت برای مشاهده اهداف کلی در برابر اهداف پروژه و اهداف فردی استفاده کنید.
۵. پیش نویسی کردن، ویرایش و توافق روی گردش کار پروژه های مختلف و اختصاص وظایف کوچک به کمک چنین ابزارها امکان پذیر می شود. استفاده از یک بستر واحد به افراد این امکان را می دهد که تصمیمات اخذ شده توسط مدیریت را به محض اتخاذ مشاهده کنند.
از امروز شروع کنید.
در عصری که هوش پیشرفته در زمینه تجارت یک ضرورت است، بسیار واضح است که چرا مدیران پروژه های مختلف با انتخاب داشبورد مدیریت پروژه، نتایج شگفت انگیزی را کسب می کنند. چنانچه شما نیز مدیریت پروژه را برعهده دارید، از یک ابزار ساده مدیریت پروژه استفاده کنید و کارهای خود را سریع تر و با سازمان دهی بهتر انجام دهید. از ابزارهایی استفاده کنید که قابلیت تنظیم داشته و برای مدیریت پروژه مناسب باشند.