تشکیلات و ساختار
رئیس دبیرخانه دائمی دانشگاه با معرفی فرد مورد نظر و واجد شرایط توسط رئیس موسسه به هیات امناء و پس از تأیید توسط ایشان با ابلاغ ریاست دانشگاه/ دانشکده بعنوان مشاور ریاست و رئیس دبیرخانه دائمی  هیات امناء دانشگاه/دانشکده منصوب می‌شود.
پست های سازمانی در نظر گرفته شد برای این دبیرخانه علاوه بر مشاور و رئیس دبیرخانه دو پست کارشناسی بعناوین کارشناس برنامه ریزی و نظارت راهبردی و کارشناس سیاست گذاری سلامت برابر شرح وظایف و شرایط احراز مصوب شده آن می باشد. با این وجود برای پشتیبانی سایر فعالیت های  لازم چون تایپیست یا اپراتور کامپیوتر، مسئول بایگانی و نیروهای خدماتی حسب نیاز و فضا و امکانات و تسهیلات و سایر توسعه های مورد نظر، رئیس دبیرخانه  با نظر ریاست دانشگاه به این مجموعه اضافه نموده و در دبیرخانه بکار گمارده می شوند .

چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیأت امناء دانشگاه

• همکاری و فعالیت با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیات امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیات امنای بیمارستان ها .
• برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیأت امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل ها، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات ، جمع آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تاییدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع .
•    برگزاری  جلسات  هیات امنای دانشگاه  حسب  ضرورت  با نظر ریاست موسسه بصورت فوق العاده یا عادی  خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی  .
•   مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه ها و سیاستهای دانشگاه با مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاستهای کلان و تسری آنها در مصوبات هیأت امناء ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستان‎ها.
•  هماهنگی ومشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم وتهیه جداول و گزارشات بودجه ای و مالی، هماهنگی در راستای مصوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امناهای دانشگاه یا بیمارستان‌ها .
•   مطالعه، پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت امناء، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش .
•    مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیر مجموعه دانشگاه بمنظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات ومستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها.
•   برنامه ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم، اصلاح و تائید امضای صورتجلسات، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه .
• بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها، قوانین مرتبط ، جداول مالی واداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیأت امناء .
• مستند سازی و طبقه بندی اطلاعات وایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع .
•  هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیأت امناء در سطح دانشگاهها در راستای مصوبات، پیشنهادات، تکالیف جلسات هیأت امناء و نیازهای کارشناس دانشگاه .