دبیرخانه ابزاری است که به سازمان ها کمک می کند تا اسناد را ثبت و بایگانی کنند . با کمک نرم افزار دبیرخانه آنلاین دیجیتالی کردن و بایگانی اسناد در سازمان ها راحت تر می شود. همچنین ذخیره سازی و جستوجو اسناد برای کارمندان نیز راحت تر می شود .  

اصلی ترین وظیفه دبیرخانه در سازمان ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و گردش درست نامه ها در سازمان است. سیستم دبیرخانه با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی کمک می کند تا تمام مدارک در سازمان به راحتی ذخیره و به راحتی به گردش در بیایند.

مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

1. دریافت نامه
2. ثبت نامه
3. ارجاع نامه

سایر وظایف  دبیرخانه مرکزی

1-دریافت وثبت نامه دراتوماسیون اداری وانجام ارجاعات مرتبط

2-ثبت صادره نامه های دریافتی از اتوماسیون اداری وانجام ارجاعات مربوطه.

3-دریافت وارسال نامه از سامانه سیماد (شبکه دولت).

4-دریافت وارسال نامه از سامانه چارگون(شبکه وزارت).

5-دریافت وتفکیک وارسال نامه های دریافتی از پست وتوزیع به واحدهای مربوطه.

6-ثبت احکام پرسنلی

7-ثبت مرخصی پرسنل

8-پیگیری نامه ها ی تلفنی وارباب رجوع

9-دریافت نامه از سایر مراکز متصل به اتوماسیون اداری وارجاع به واحدمربوطه.

10-ضمیمه کردن رسید ارسال نامه ها جهت سهولت پیگیری کارشناس

همکاران دبیرخانه ستاد مرکزی :

خانم رحیمی                        مسئول دبیرخانه

خانم خونساریان عسلی        متصدی نامه های وارده

خانم پناهنده                     متصدی نامه های ثبت صادره

خانم واحدی                      متصدی شبکه دولت

آقای مشایخی                    متصدی چارگون