اداره تدارکات

مقدمه:

خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به اهداف است. مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندیها نیست، بلکه هدف از خرید، دستیابی به اقلام مورد نیاز ، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز است.

اهمیت دیگر فرآیندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها  به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.

  مدیریت خرید ترکیبی از کارشناسی کیفیت و قیمت تجهیزات و ملزومات ، مدیریت توزیع و مدیریت پشتیبانی و خرید  می باشد .

بخش خرید و تدارکات از فرآیند تهیه تا توزیع کامل تجهیزات و ملزومات و خدمات پس از فروش را در بر میگیرد 

 

هدف هر فعالیت تجاری و  بازرگانی  وسازمانهای ارائه دهنده خدمت تنها از طریق ترکیب مناسب ۵M( ماشین –نیروی انسانی - مواد-  سرمایه و مدیریت ) امکان پذیر است.در نظام سلامت که ماهیت آن لزوماً ارایه  خدمت می باشد و با سلامت انسانها سرو کار دارد خرید  کار آمد  تجهیزات پزشکی وکالاهای پزشکی در ارائه هر چه بهتر خدمات بهداشتی ودرمانی بسیار حائز  اهمیت است.

 

هدف:

هدف اصلی این واحد مدیریت خرید است و عملکرد صحیح آن باعث پیشرفت سازمان در جهت مطلوب می باشد. تلاش کلیه همکاران این واحد انجام فرآیند خرید به نحو مطلوب با در نظر گرفتن ۵ اصل (کیفیت مطلوب، مقدار مناسب، قیمت مناسب، منبع مناسب و زمان مناسب) می‌باشد.

 

شرح وظایف:

۱)پیش بینی خرید اقلام مصرفی و غیر مصرفی مورد نیاز ستادی و واحدهای تابعه بر اساس اعتبارات تخصیص یافته

۲)برنامه ریزی و هماهنگی تهیه کالاها، ملزومات و وسایل موردنیاز واحدهای ذیربط

۳)مدیریت خرید، جهت بهره وری و کاهش هدر رفت اعتبارات و موجودی ها در انبار سازمان

۴)بهبود و توسعه سیاست ها و روش های خرید جهت رسیدن به اهداف با کمترین بهای ممکن

۵)برقراری روابط مداوم و سالم با فروشندگان جهت خرید عاقلانه و رقابتی

۶)تهیه بانک اطلاعات از فروشندگان و پیمانکاران جهت جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاهای انحصاری

۷)مشارکت در تجهیز مراکز جدیدالاحداث

۸)حمایت از واحدهای تابعه از طریق پیگیری مداوم و تهیه تجهیزات و خدمات مورد نیاز

۹)اجرای فرایند انتخاب و انتصاب  و آموزش مسئولین تدارکات و تدوین جزوات آموزشی مربوطه

۱۰)آموزش اصول وروشهای فرآیند خرید کالا  به کارپردازان واحدهای تابعه

۱۱)برگزاری استعلام بهای خرید کالا پس از تأمین اعتبار

۱۲)تشخیص و تعیین مبلغ  تنخواه گردان جهت کارپردازان حوزه ستادی

۱۳)بررسی اسناد مربوط به خرید و تطبیق با آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه

۱۴)تهیه گزارش از کالاهای نامرغوب و بلامصرف خریداری شده

۱۵)بررسی و تجزیه تحلیل وضعیت بازار و آگاهی از نوسانات قیمت ها و  انتخاب کالای مرغوب و استاندارد 

۱۶)نظارت بر تکمیل اسناد مالی تنظیم شده توسط کارپردازان

۱۷)پیگیری نواقص اسناد مالی تنظیم شده و صدور چک فروشندگان

۱۸)فراهم نمودن فرصت های یکسان برای دسترسی کلیه متقاضیان در استعلام خرید کالا و تجهیزات

۱۹)اصلاح ،ارتقاء و نظارت بر فرآیند خرید در واحدهای تابعه دانشگاه

۲۰)فرهنگ سازی و ایجاد بستر مناسب جهت استفاده از کالاهای ایرانی در راستای حمایت از تولیدکنندگان داخلی

۲۱)کاهش هزینه های مصرفی از طریق برآورد متمرکز نیازها و صدور درخواست خرید کلی

۲۲)بهبود روشهای خرید و ارتقای کیفیت خدمات و کالا

۲۳)هماهنگی و تامین امکانات و اقلام مورد نیاز جهت برگزاری همایش‌ها، اعیاد و ... 

۲۴)مدیریت بر انجام امور تشریفات، پذیرایی جلسات با هماهنگی مدیریت روابط عمومی

۲۵)تهیه و ثبت فرم های مالیاتی جهت ارائه به اداره امور مالیات

۲۶)برنامه ریزی، نظارت و مدیریت بر هزینه های انرژی و ارایه راهکارهای کاهش هزینه

۲۷)مشارکت در تدوین شاخص ها و چک لیست های نظارتی واحدهای تابعه

۲۸)تهیه بانک اطلاعاتی پرسنل تدارکات واحدهای تابعه

۲۹)تعیین قیمت البسه کارکنان بر اساس دستورالعمل شماره ۱۵

۳۰)سرعت عمل و دقت نظر و اتخاذ تدابیر و تصمیمات لازم در موارد بحرانی وپیش بینی نشده

۳۱)مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی

۳۲)شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و استفاده از راهبرد آن با هماهنگی مقام مافوق

۳۳)همکاری و مشارکت در طراحی و تدوین آئین نامه هاو دستورالعمل های خرید و تدارکات

۳۴)نظارت بر کلیه امور مربوط به کار پردازی مدیریت و راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی

۳۵)راهنمایی و پاسخگویی مسؤولانه به مراجعه کنندگان 

۳۶)انجام سایر امور محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق

36) پیگیری در زمینه امور بیمه انبارهای ستاد و سایر واحد های تابعه دانشگاه

37) پیگیری ایمن سازی انبار ها

38) تهیه و تصویب  فرآیندخرید کالا  


سرپرست اداره :      
 
آقای میثم قناتی
                       

  

مسوول تدارکات و مسول نظارت بر اسناد قراردادها:
شرح وظایف:
1-دریافت درخواست ها از رئیس اداره تدارکات و تحویل به کارپرداز مربوطه
2-نظارت بر رعایت قوانین خرید کارپردازان
3-امضاء اسناد و بررسی آنها
4-ارائه گزارش به رئیس اداره تدارکات
5-شرکت در جلسات مناقصه،مزایده و استعلام ها
6-شرکت در نمایشگاهها جهت بروزرسانیاطلاعات خرید و آموزش به کارپردازان
7-سایر امور محوله از طرف مافوق در چارچوب وظایف

آخرین ویرایش۲۵ مهر ۱۳۹۷
تعداد بازدید:۹۱۶