معرفی اداره خدمات ماشینی
اداره خدمات ماشینی در جهت اتوماسیون فعالیت های جاری حوزه ، توسعه روشهای بکارگیری تجهیزات مدرن و با هدف ارتقاء و بهبود خدمات و کمک در نیل به اهداف حوزه فعالیت می نماید.
- فراهم آوردن مقدمات انجام عملیات آموزشی دانشجویان طبق نیازهای اعلام شده از طریق حوزه معاونت آموزشی بصورت ماشینی از قبیل : تعریف دروس در وب ، لیست نمرات ، فرم های نهایی انتخاب واحد و حذف و اضافه، تهیه گزارشات مختلف از قبیل آماری یا کارنامه و .....
استراتژی اداره خدمات ماشینی :
تسهیل امکانات دسترسی درون بخشی و برون بخشی
هدف عینی :
توسعه ارتباطات، ایجاد تنوع بخشی و به روز کردن مستمر بانک های اطلاعاتی آموزش جهت کسب پاسخگویی به نیازهای معاونت آموزشی
هدف کیفی :
توسعه ارتباطات، ایجاد تنوع بخشی و به روز کردن مستمر بانک های اطلاعاتی آموزش جهت کسب پاسخگویی به نیازهای معاونت آموزشی
1 - مدیریت ، نظارت و پشتیبانی از تبدیل اطلاعات کلیه کد رشته ورودی و در نهایت ثبت نام دانشجویان جدیدالورود
2 - فراهم آوردن مقدمات انجام عملیات آموزشی دانشجویان طبق نیازهای اعلام شده ازطرف حوزه معاونت آموزشی بصورت ماشینی. تهیه لیستهای مختلف, ورود نمرات صدور کارتهای دانشجویی ، آزمونهای جامع ، ارتقاء دستیاران و تهیه گزارشات ( آماری ،کارنامه و...)
3 - استمرار، توسعه و بهبود خدمات ماشینی دانشجویان اساتید ، کارشناسان و ایجاد قابلیت های جدید منطبق بانیازهای مدیریت حوزه
4 - نظارت ،حفظ وحراست ازاطلاعات تحصیلی دانشجویان.
5 - مدیریت و نظارت برسطح دسترسی و اتصال دانشکده های تابعه و سایر واحدهای متقاضی دربهره گیری ازشبکه اطلاع رسانی سیستم خدمات آموزشی (سما) .
6 - مدیریت ، پشتیبانی از کلیه نرم افزار های موجود ( ثبت نام آنلاین ، ارزشیابی اساتید ، پرتال سنجش ، پرتال دانش آموختگان ، پرتال مدیریت آموزش ، استعداد درخشان ، مدیریت جامع آموزش ، card five و حق التدریس )
7 - ترویج و آموزش استفاده از نرم افزارهای موجود در میان نیروهای حوزه معاونت آموزشی و نشر و بسط نرم افزارها و تجربیات حاصله به محیطهای برون دانشگاهی.
8 - مدیریت و نظارت بر تعریف رشته ها منطبق با کدینگ استاندارد وزارت متبوع و سرفصل دروس بر اساس شورای عالی برنامه ریزی.
اهم وظایف و فعالیتهای اداره بشرح زیر می باشد:
- تهیه و ارسال گزارشات آماری
- تهیه نسخه پشتیبان از سامانه ها
- ورود اطلاعات شناسنامه ای و تحصیلی دانشجویان پذیرفته شده
- پشتیبانی و بروزرسانی سامانه های الکترونیکی معاونت
- فراهم آوردن مقدمات انجام عملیات آموزشی دانشجویان طبق نیازهای اعلام شده ازطرف حوزه معاونت آموزشی بصورت ماشینی.
از قبیل: ثبت نام دانشجویان جدیدالورود ،تعریف دروس, تهیه فرمهای انتخاب واحد, حذف واضافه, حذف اضطراری و... قبل ازعملیات مربوطه, تهیه لیستهای مختلف, ورود نمرات بطور صحیح و تهیه گزارشات ( آماری ،کارنامه و...)
- استمرار و بهبود خدمات ماشینی دانشجویان منطبق بانیازهای مدیریت حوزه.
- توسعه سیستم آموزشی موجود و ایجاد قابلیتهای جدید.
- حفظ وحراست ازاطلاعات تحصیلی دانشجویان.
- طراحی وپیاده سازی فرمهای مختلف تحصیلی واستانداردسازی آنها.
- تصال دانشکده های تابعه و سایر واحدهای متقاضی دربهره گیری ازشبکه اطلاع رسانی سیستم خدمات آموزشی (سما).
- تهیه نرم افزارهای موردنیازحوزه معاونت آموزشی براساس نیازهای تعریف شده.
- ایجادنظام ارزیابی صحیح ومنطقی درامتحانات براساس استانداردهای تعیین شده.
- تهیه گزارشان آماری وتحلیلی متنوع ازمجموعه بانک اطلاعاتی موجود در جهت تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریتی واجرائی.
- مدیریت نرم افزاربانک اطلاعاتی اعضا هیات علمی واطلاعات تدریس آنها.
- پشتیبانی فنی سیستم استعداد درخشان تحت وب حوزه.
- پشتیبانی فنی سیستم تحت وب ستاد شاهد و ایثاران حوزه.
- پشتیبانی فنی سیستم تحت وب ثبت نمرات اساتید و هیات علمی دانشگاه تحت وب حوزه.
- پشتیبانی فنی سیستم تحت وب ارزشیابی آنلاین اساتید و هیات علمی دانشگاه.
- پشتیبانی فنی سیستم تحت وب نقل و انتقال و میهمانی دانشجویان دانشگاه.
- ترویج و آموزش استفاده از تسهیلات کامپیوتری موجود در میان نیروهای حوزه معاونت آموزشی.
- نشر و بسط نرم افزارها و تجربیات حاصله به محیطهای برون دانشگاهی.
نقاط ضعف :
- برای راه اندازی هر سیستم جدید فرایند طولانی و نفس گیر کاغذ بازی های اداری وجود دارد.
- عدم همکاری کاربران و مقاومت در برابر هر تغییر
- طولانی بودن فرایند خرید تجهیزات و کمبود منابع مالی
نقاط قوت (دلایل موفقیت ) :
حمایت معاونت های آموزشی وقت و مدیران آموزشی ، و رئیس اداره آموزش وقت از هرگونه تغییر در فرایند کاری تسهیل در امور
داشتن همکاران قوی .
مسلط بر قوانین و با تعهد و وجدان کاری بالا در این اداره .
داشتن پشتکار و خلاقیت خستگی ناپذیر اینجانب در راه اندازی سیستم ها ی جدید با توجه به استراتژی اداره خدمات ماشینی .
داشتن رابطه خوب و صمیمی با رئیس اداره خدمات ماشینی وزارت متبوع و رئوسای خدمات ماشینی دانشگاههای علوم پزشکی کشور از جمله تهران ، اصفهان و همدان که بطور مستمر تبادل اطلاعات و تجربیات انجام می گردد .