بسمه تعالی

مسئول واحد : مهدی آب جامه
                   

تلفن داخلی: 1057

تلفن : 32790053

شرح وظایف :

انجام وظیفه در واحد تدارکات در عین حال که دارای چهارچوب خاصی به نام ضوابط و بوروکراسی اداری و ... است ؛ دارای تنوع بسیار زیاد می باشد. به گونه ای که علی رغم دشواری امور تدارکاتی ،گاهی گذر زمان به هیچ عنوان احساس نمی شود. در عین حال که خرید ها و پیگیری های این واحد اغلب تکراری می باشد ولی مشکلات پیش بینی نشده و ناهماهنگی های بوجود آمده باعث عدم ایجاد حس یکنواختی و رکود می گردد و این موضوع باعث پویایی و نوع آوری و خلق روش های کاری جدید، جهت جلوگیری از بروز مشکلات ، علی الخصوص مشکلات مالی می گردد .

در واقع می توان گفت غیر از خرید کالا و خدمات و پیگیری امور محوله که از وظایف مرئی تدارکات می باشد ؛ بخش نامرئی تدارکات پیگیری و رسیدگی به مسائل مالی این واحد است.

به بیان دیگر واحد تدارکات یک واحد حسابداری کوچک می باشد که طی فرآیندی می بایست از یک رو از اختلاف حساب با فروشنده ها جلوگیری نماید و از سوی دیگر تنخواه گردان دریافتی از امور مالی مرکز را به گونه ای مدیریت نماید که در انتهای سال مالی با این واحد نیز اختلافی پیش نیاید .

مسئول تدارکات باید علاوه بر پیگیری امور خرید کالا و خدمت از حسابداری تدارکات نیز غافل نشود و از آنجا که انجام خدمت در بعضی از واحدهای سازمان چیزی فراتر از یک حضور فیزیکی است، غفلت از انجام وظیفه در این واحد مخصوصاً در بخش نامرئی یعنی حسابداری تدارکات (عدم توجه به پیش پرداخت ها و علی الحساب ها و مفقود شدن فاکتورها بعد از پرداخت و ....)موجب جبران خسارت به اصطلاح از جیب مسئول تدارکات می گردد.

از ابتدای شروع به کار در این مرکز ، سیستم دفتری ثبت فاکتورها در واحد تدارکات اجرا شد. ولی با ازدیاد هر روزه خریدها و روبرو شدن شدن با انبوه فاکتورها (سالیانه حدود سه هزار برگ فاکتور ) دسترسی به سابقه اطلاعاتی فاکتورهای ثبت شده سخت و سخت تر شد. تا این که در سال 1387 با ابتکار این واحد سیستم دفتری تبدیل به سیستم رایانه ای شد. در این روش کار که بیشتر مربوط به بخش نامرئی واحد تدارکات میباشد هر گونه اطلاعات مربوط به فاکتورها (از جمله شماره ، تاریخ ٰ، مبلغ فاکتورها ، نام فروشنده و شماره رسید انبار ویا گواهی انجام کار )فیش های واریز وجه و رسیدهای پرداخت وجه در فایل های طراحی شده توسط مسئول تدارکات در صفحه گسترده اکسل ثبت و نگهداری می گردد. اطلاعات بایگانی شده به صورت دیجیتال حتی تا دهها سال قابل نگهداری می باشد.در عین حال که بایگانی دیجیتالی اطلاعات به ما این امکان را میدهد که هر نوع سابقه ای حتی مربوط به سال های دور در عرض کمتر از چند ثانیه در دسترس باشد ؛ از بایگانی فیزیکی مدارک که مستلزم صرف وقت و هزینه و فضای زیاد می باشد، نیز جلوگیری به عمل می آید.

واحد تدارکات این مرکز با این روش نگهداری اطلاعات ، از ایجاد اختلاف حسابی که قابل پیگیری و حل نباشد ، جلوگیری نموده است (حتی یک ریال !) به امید روزی که در مسیر کمال از مکانی که هستیم هر چه سریعتر به مکان متعالی تر برسیم .